We willen jullie even meenemen in hoe het momenteel gaat met de financiële taken binnen de vereniging.
Zoals jullie weten, zijn we nog steeds op zoek naar een penningmeester, of iemand die de boekhouding op zich wil nemen.
Tot die tijd doet Roy beide taken, gelukkig niet helemaal alleen meer!
Sinds februari krijgt hij hulp van Randy, die een deel van de boekhouding overneemt. Zo verdelen ze het werk en blijft alles goed op orde.
Omdat de boekhouding best wat tijd kost, plannen Roy en Randy vaste momenten om alles in één keer te verwerken.
Op maandagavond tussen 19:00 tot uiterlijk 21:00.
Dat werkt een stuk overzichtelijker, maar betekent ook dat mails aan de penningmeester meestal één keer per week worden opgepakt en daarna verwerkt. Ook het penningmeesterschap is een onbetaalde vrijwilligersfunctie binnen de vereniging, naast de fulltime banen van beide mannen. Door op deze manier te werken, kunnen ze hun tijd zo efficiënt mogelijk indelen en alles zorgvuldig afhandelen.
Daarnaast blijft het vier-ogenprincipe van kracht. Dat houdt in dat elke declaratie of uitgave eerst moet worden goedgekeurd door een tweede bestuurslid – in dit geval Linda. Als zij alles heeft gecontroleerd, gaan de documenten terug naar Roy voor de betaling.
Daardoor kan het soms even duren, maximaal zo’n twee weken, voordat declaraties zijn uitbetaald. Voor andere financiële vragen of uitgaven geldt dat we die bespreken tijdens de bestuursvergaderingen. Die zijn meestal op de eerste en derde woensdag van de maand.
Let op: We gebruiken nu een nieuw e-mailadres:
Meer info op: haagskorfbal.nl/financien